社區更換清潔廠商時，先以同一份清冊完成鑰匙、門禁、耗材、設備、存放位置與未結缺失的現場點交，再由管理端指定接收人確認，才能讓新團隊知道哪些已接手、哪些仍待處理。
先界定這次交接要完成什麼
更換廠商的交接日，目的在於把工作現場的實際狀態交給下一個執行團隊。它與日後的清潔品質檢查不同，也不是把所有歷史資料重新整理一次。管理者應先劃出本次交接的時間、區域與在場人員，再把「已交付」「現場未找到」「數量或狀況待確認」「由誰後續處理」分開記下。
若社區有管理室、機房、垃圾集中區、地下室、公共廁所或清潔間，最好依空間逐區點交，不要只在管理室口頭說明。任何沒有實物、沒有數量或沒有接收人簽認的項目，都只能標為待確認，不宜直接當成已完成。
轉換日前的準備順序
- 指定一位管理端接收人。由管委會、物業或社區管理單位明確指定一人統整清冊，避免新舊廠商各自保存不同版本。
- 畫出交接範圍。列出清潔間、倉儲櫃、管理室可交付區、垃圾暫存區及其他由清潔團隊使用的公共區域。
- 準備可核對的識別方式。鑰匙以編號或開啟位置辨認，門禁卡以卡號末碼或管理端標籤辨認，設備以品牌、型號或資產標籤辨認；不要把密碼直接寫入一般清冊。
- 讓新舊雙方同時在場。舊團隊說明現況，新團隊實際查看，管理端逐項確認。只有單方口述的事項，應標成未完成交接。
資產與存取權限交接表
下表可直接作為現場清冊的欄位骨架。數量與狀況要在現場填寫，不能以「正常」「都有」取代具體描述。權限交接只記錄應由誰處理與是否已完成，不在公開內容或一般文件中保存可直接使用的密碼。
| 項目 | 應記錄內容 | 目前數量／狀況 | 負責接收人 | 未結缺失或後續 |
|---|---|---|---|---|
| 鑰匙 | 編號、用途、開啟區域、備份把數 | 逐把點數；註明磨損、卡住或無法測試 | 管理端指定人 | 缺把、無法對應或需換鎖 |
| 門禁卡／感應物 | 標籤、卡片末碼、可進入區域 | 逐張點數；註明失效、破損或未測試 | 管理端指定人 | 停用、補發或權限仍待調整 |
| 存取權限 | 系統或入口名稱、申請與停用責任 | 只記完成狀態，不抄錄密碼 | 管理端權限管理者 | 舊人員尚未移除或新人尚未開通 |
| 清潔耗材 | 品名、規格、存放架位、開封狀態 | 以瓶、包、箱或捲為單位點數，註明剩餘量 | 新團隊領用人 | 無標示、過期疑慮或補充責任不明 |
| 清潔設備 | 名稱、資產標籤、配件、充電器 | 測試可用性、外觀、電量與缺件 | 新團隊設備保管人 | 故障、待修、遺失配件或歸屬未明 |
| 儲放空間 | 房間、櫃號、層位、可使用範圍 | 記錄現有物品、空間狀態與是否上鎖 | 管理端與新團隊共同確認 | 雜物未清、混放或使用界線不清 |
| 未結缺失 | 位置、發現日期、影響、照片或編號 | 描述目前仍存在的現象，不先判定責任 | 管理端指定追蹤人 | 待修、待補、待清、待查或待原團隊回覆 |
未結缺失要怎麼接續
未結事項最容易在換約或換人後失去上下文。每一項都要有唯一編號、所在位置、目前看得到的狀況、最後一次確認時間、暫時處置、下一步與追蹤人。像是「地下室排水口附近仍有積水，已先圍出，待管理端確認是否為設備問題」就比「地下室有問題」更容易接續。
如果舊團隊主張某項已完成，而現場仍看得到殘留，清冊可同時記錄雙方說法與可觀察事實，但不要在交接文件中自行推定責任或法律效果。需要補件、維修、退回或另行確認的項目，應保留在未結欄，直到管理端以實際結果更新。
交接日的現場流程
- 管理端先確認清潔區域與儲放區沒有臨時變更。
- 舊團隊依區域展示鑰匙、門禁、耗材與設備，新團隊逐項查看。
- 對可測試的鑰匙、門禁與設備做簡單功能核對；無法測試者標明原因。
- 管理端把差異分成缺件、狀況異常、權限待辦與未結缺失。
- 新團隊只接收清冊中列明的物品與權限，不把未列項目視為默認移交。
- 三方確認每一列的接收人與後續追蹤人，留下更新日期。
界線與限制
交接清冊是現況與責任聯絡的工作工具，不代表合約履行結果、責任歸屬或任何法律效果，也不保證設備、門禁或清潔成果必然符合期待。涉及鎖具、電力、消防、機電、個資或其他專業權限時，應由社區指定的管理或專業人員處理，清潔團隊不應自行拆修、複製或擴張權限。
若物品的搬動、保管與清潔界線尚未說清楚，可參考清潔前哪些物品要移開？要動、要留與不要碰的交接清單，把「誰可動、誰保管、何時回放」先寫入交接欄位。
可重複使用的交接檢查清單
- □ 已指定一位管理端接收人與一位未結事項追蹤人。
- □ 鑰匙逐把編號、測試或註明無法測試的原因。
- □ 門禁卡逐張點數，權限只記狀態，不在清冊留明文密碼。
- □ 耗材以實際單位點數，設備連同配件與狀況一起記錄。
- □ 儲放位置、可使用範圍與上鎖方式已由管理端說明。
- □ 每項未結缺失都有位置、現況、追蹤人與下一步。
- □ 新舊雙方與管理端都知道哪些項目尚未完成交接。
完成點交後，建議由管理端保留唯一最新版清冊，並在首次新團隊進場後只更新實際變動項目。若你需要把社區現場條件整理成可執行的清潔安排，可先查看清潔指南、清潔服務與專家專欄，再透過聯絡我們說明空間、交接範圍與待確認事項。實際交接仍應以現場可核對的內容與雙方確認為準。
如需確認服務安排，可使用以下既有聯絡方式：聯絡頂客清潔
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