辦公室清潔進場前，先把禁入區、文件與桌面可接觸範圍、門禁方式、廢棄物標示、陪同人員及不確定時的回報對象寫成一份清單，並由辦公室指定窗口現場說明，才能減少誤入、誤動與誤丟。
保密交接先處理「能不能動」
辦公室的清潔交接，重點不是把敏感資料交給清潔人員，而是先定義哪些區域可以進入、哪些表面可以清潔、哪些物件完全不要碰，以及遇到模糊狀況要找誰。只說「請小心文件」通常不夠，因為桌上的草稿、樣品、合約、門卡、隨身碟與待寄包裹，外觀可能沒有一致標籤。
辦公室窗口應把清潔範圍拆成區域與動作。例如「可擦拭桌面空白區，但不移動紙張」「可清理已貼上一般垃圾標籤的桶內物，但不判斷未標示紙袋」；越具體，越能讓現場在短時間內採取一致做法。
進場前的五項設定
- 禁入區。列出會議室、研發區、伺服器或設備區、檔案室、主管辦公室及正在進行工作的位置，並說明門牌、顏色或實體隔離方式。
- 文件與桌面邊界。將桌面分成可清潔空白面、保留原位區、完全不碰區；不要要求清潔人員閱讀、分類或替辦公室判斷文件。
- 門禁與陪同。清楚指定由誰開門、誰陪同、哪些門由管理端處理；不要把可長期使用的明文密碼寫在一般交接單。
- 廢棄物標籤。以顏色、文字或封口方式區分一般垃圾、待確認物、回收、機密銷毀與不可處理物。
- 事件升級。預先寫下窗口、備援窗口與回報順序，讓發現文件掉落、物品疑似移位、門禁失效或垃圾標示不明時可以先停下並回報。
項目與區域的操作對照表
表格中的「允許動作」應描述可以做的最小範圍，「禁止動作」則要用現場看得懂的詞。聯絡人只填職稱或內部分機識別，不把私人帳號、密碼或不必要的個人資料放入清潔交接內容。
| 項目／區域 | 允許動作 | 禁止動作 | 聯絡人 | 不確定時的替代做法 |
|---|---|---|---|---|
| 一般辦公桌空白區 | 清潔已確認的空白桌面與外露表面 | 翻閱、疊放、移動文件與便條 | 部門窗口 | 保留原位並回報，不自行擦拭被物品遮住的區域 |
| 文件、資料夾與便條 | 維持原位，不需整理 | 打開、分類、拍照、抄錄或丟棄 | 文件所有部門窗口 | 停止接觸，請窗口到場判斷 |
| 機密區或檔案室 | 僅在明確開放且有人陪同時清潔指定表面 | 自行進入、開櫃、移動檔案或操作設備 | 辦公室管理窗口 | 關閉該區工作並記錄未處理原因 |
| 設備與線材區 | 清潔已標示可處理的外部周邊表面 | 拔線、按鍵、拆蓋、移動主機或改變接線 | 設備負責人 | 只處理周邊地面，設備表面留待確認 |
| 一般垃圾桶 | 清理已明確標為一般垃圾的內容物 | 自行判讀未標示文件、樣品或包裹 | 樓層窗口 | 封存原狀並通知窗口確認 |
| 機密銷毀／待處理物 | 依辦公室指定流程移至指定位置，且須有明確標籤 | 撕碎、帶離、混入一般垃圾或替辦公室決定類別 | 資料管理窗口 | 不處理，放回原位並回報 |
| 門禁與休息區以外的入口 | 由指定人員開啟並在範圍內工作 | 自行複製、轉交、借用或保留門禁資訊 | 總務或管理窗口 | 等待陪同人員，不以猜測方式進入 |
門禁交接要寫到什麼程度
門禁交接應讓清潔團隊知道「何時、從哪裡、在誰陪同下進入」，而不是把一組可重複使用的憑證散落在文件裡。可以記錄入口名稱、進場時段、開門人、離場確認人、卡片是否由管理端保管，以及失效時的回報路徑。若使用臨時權限，應由辦公室管理者依內部流程開通與關閉。
進場前也要說明哪些門不可自行關閉、哪些房間必須離場前再次確認，以及清潔結束後由誰檢查門窗、抽屜與文件區是否維持原狀。這些是現場控制點，不是對任何結果的保證。
廢棄物與桌面文件的辨識規則
最安全的原則是「沒有明確標示，就不替辦公室做丟棄判斷」。辦公室可在進場前把一般垃圾桶、回收箱、待確認箱與機密處理箱分開，並以清楚文字標示。對於桌面上的紙張、名片、樣品、包裹、儲存媒體與裝有物品的袋子，即使看起來像垃圾，也應保留原位，交由窗口處理。
若清潔範圍需要擦拭文件櫃或桌面，應先由員工收妥文件；若來不及整理，窗口可以把該區列入「原位保留、不清潔」清單。清潔團隊不需要猜測物品價值，也不應以外觀推斷資料是否敏感。
發現不確定事項時的處理節點
- 先停止該一項動作，保持物品與門的原狀。
- 用區域、桌號或標籤記下位置，不拍攝或複製內容。
- 聯繫主要窗口；若無回應，再依清單找備援窗口。
- 窗口未能確認前，將該項標記為待處理，不混入一般清潔或垃圾流程。
- 離場前由辦公室窗口確認未處理區域與後續責任人。
界線與限制
這份清單是辦公室與清潔團隊之間的作業交接，不是保密契約，也不構成法律保證、資安認證或對任何事件結果的承諾。它不能取代辦公室自己的資料分級、門禁管理、設備管理、廢棄物流程與事件通報制度。若區域或物品的處理權限不明，應由辦公室指定人員先判斷，再決定是否開放清潔。
可重複使用的進場前檢查清單
- □ 已畫出禁入區、可進入區與需陪同區，並告知現場識別方式。
- □ 已將桌面分為可清潔空白面、原位保留面與完全不碰面。
- □ 已指定開門、陪同、離場檢查與事件回報窗口。
- □ 已區分一般垃圾、回收、待確認物與機密處理物的標籤。
- □ 已說明門禁由誰管理，沒有把可重複使用的明文密碼放進交接單。
- □ 已為不確定事項設定停止、保留原狀與逐級回報路徑。
- □ 進場前與離場前都有辦公室窗口確認未處理項目。
若你正整理辦公室的進場條件，可先查看清潔指南與清潔服務，把區域、接觸界線與窗口資訊準備好，再透過聯絡我們說明需要交接的空間與限制。
如需確認服務安排，可使用以下既有聯絡方式：聯絡頂客清潔
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